Privacybeleid

VoiceOne B.V. verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

Voor- en achternaam en aanhef
Bedrijfsgegevens (bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-nummer)
Adresgegevens
Telefoonnummer(s)
E-mailadres
Betaal- en bankgegevens (IBAN/BIC en gegevens van je SEPA-machtiging)
Klant-, contract- en facturatiegegevens
Inlog- en accountbeveiligingsgegevens (gebruikersnaam, versleuteld wachtwoord of passkey, tweestapsverificatie)
Communicatie met onze klantenservice (support-tickets, chatgesprekken, e-mail- en telefooncontact)
Verkeers- en gebruiksgegevens van onze telefonie- en internetdiensten (zoals gebelde nummers en tijdstip en duur van gesprekken), voor zover nodig voor de levering en facturatie van de dienst
IP-adres, locatiegegevens (globaal land/plaats, afgeleid uit het IP-adres), internetbrowser en apparaattype
Gegevens over jouw activiteit op onze website en het openen van/klikken in onze e-mails
Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

VoiceOne B.V. verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Het leveren en beheren van je telefonie-, hosting-, domein-, IT- en boekhouddiensten
Het afhandelen van jouw betaling en het uitvoeren van (automatische) incasso en facturatie
Het verlenen van klantenservice en support (onder meer via tickets en livechat)
Het voorkomen, opsporen en bestrijden van fraude en misbruik en het beveiligen van bestellingen en accounts
Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder
Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
Je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
Je de mogelijkheid te bieden een account aan te maken
Om goederen en diensten bij je af te leveren
Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals de fiscale bewaarplicht en verplichtingen uit de Telecommunicatiewet)

VoiceOne B.V. analyseert jouw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op jouw voorkeuren.

VoiceOne B.V. verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte.

Geautomatiseerde verwerkingen, fraudepreventie en AI

Om fraude en misbruik te voorkomen beoordelen wij bestellingen met een geautomatiseerde risicocontrole. Daarbij kijken wij naar signalen zoals bestelgegevens, het gebruikte IP-adres en de daaruit afgeleide locatie/land, en betaalsignalen. Een bestelling die als mogelijk verdacht wordt aangemerkt, wordt niet automatisch geweigerd: die wordt vastgehouden voor handmatige beoordeling door een medewerker. Wij nemen dus geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten. De grondslag hiervoor is ons gerechtvaardigd belang (fraudepreventie en beveiliging).

In onze klantenservice zetten wij AI (een taalmodel) in als hulpmiddel, bijvoorbeeld om concept-antwoorden en samenvattingen te maken en om een chatbot te laten meehelpen. De inhoud van je bericht kan daarvoor worden verwerkt door onze AI-dienstverlener. Antwoorden en beslissingen worden door onze medewerkers gecontroleerd; de AI neemt geen zelfstandige besluiten met aanzienlijke gevolgen voor jou.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

VoiceOne B.V. bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende persoonsgegevens:

Klant- en contractgegevens bewaren wij zolang je bij ons klant bent voor de uitvoering van je contract; daarna archiveren wij deze en verwijderen wij ze wanneer ze niet langer nodig zijn.
Facturen en de bijbehorende administratie bewaren wij 7 jaar om aan de fiscale bewaarplicht te kunnen voldoen.
Verkeers- en gebruiksgegevens van onze telefonie-/internetdiensten bewaren wij niet langer dan nodig voor de levering en facturatie van de dienst en voor zover de wet dit vereist of toestaat.
Gegevens over je websitebezoek en e-mailinteracties bewaren wij niet langer dan nodig is voor statistiek, verbetering en beveiliging.

Delen van persoonsgegevens met derden

VoiceOne B.V. verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. VoiceOne B.V. blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Wij schakelen onder meer de volgende categorieën van verwerkers/ontvangers in:

Een telefonie- en netwerkplatform, voor de levering van je telefoniedienst en de bepaling van je netnummer
Een betaaldienstverlener (PSP), voor het verwerken van betalingen en incasso's
Hosting- en domeinregistratiepartners, voor de levering van je hosting- en domeindiensten
Een IP-geolocatiedienst, om uit een IP-adres een globaal land/plaats af te leiden (voor fraudepreventie, beveiliging en statistiek)
Een AI-/tekstverwerkingsdienst, ter ondersteuning van onze klantenservice (concept-antwoorden, samenvattingen en chatbot)
E-mail- en SMS-verzenddiensten, voor onze communicatie met jou
Waar van toepassing een bezorg-/pakketdienst, om producten bij je af te leveren

Sommige van deze partijen kunnen gegevens (mede) buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken. In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of EU-modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses). Een actueel overzicht van de door ons ingeschakelde verwerkers is op verzoek beschikbaar via [email protected].

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

VoiceOne B.V. gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

E-mailstatistieken (openen en klikken)

In onze uitgaande e-mails (zoals facturen, herinneringen, servicemeldingen en nieuwsbrieven) kunnen wij een onzichtbare pixel en meetbare links opnemen om te zien of, wanneer en hoe vaak een e-mail wordt geopend of aangeklikt. Hierbij kunnen wij je IP-adres, het gebruikte apparaat/programma en een globale locatie (land/plaats, afgeleid uit het IP-adres) registreren. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om onze communicatie te verbeteren en te beoordelen of belangrijke berichten je hebben bereikt. De grondslag hiervoor is ons gerechtvaardigd belang (en, voor nieuwsbrieven, je toestemming). Je kunt bezwaar maken tegen deze verwerking via [email protected]; voor nieuwsbrieven kun je je onderaan elke mailing afmelden.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door VoiceOne B.V. en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar [email protected].

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy.

We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek. VoiceOne B.V. wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: autoriteitpersoonsgegevens.nl

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

VoiceOne B.V. neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via [email protected].

VoiceOne B.V. heeft de volgende maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen:

Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall.
TLS (voorheen SSL) Wij versturen jouw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kun je zien aan de adresbalk 'https' en het hangslotje in de adresbalk.
DKIM, SPF en DMARC zijn drie internetstandaarden die wij gebruiken om te voorkomen dat jij uit onze naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, spam zijn of bedoelt zijn om persoonlijke (inlog)gegevens te bemachtigen.